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Barrierefreie PDF erstellen – wie geht das?

Selber machen oder einen Dienstleister beauftragen?

Wenn Sie auf diese Seite gestoßen sind, dann möchten Sie entweder wissen, wie Sie selbst (als Dienstleister, oder als Mitarbeiter einer der BITV verpflichteten Institution) barrierefreie PDF erstellen können, oder Sie suchen einen Dienstleister, der Ihnen dabei helfen kann barrierefreie barrierefreie PDF zu erstellen. So oder so sind Sie hier richtig.

Es gibt Dienstleister, die barrierefreie PDF erstellen.

Wenn Sie einen zuverlässigen Dienstleister suchen, der Ihnen barrierefreie PDF erstellen kann, dann empfehlen wir die Agentur anatom5. Wenn Sie selbst wissen möchten, wie man barrierefreie PDF erstellt, dann haben Sie sich etwas vorgenommen: Der Weg ist steinig und lohnt sich nur, wenn Sie regelmäßig barrierefreie PDF erstellen wollen/müssen. Beispielsweise für Auftraggeber der Öffentlichen Hand – also Bundesbehörden, Landesbehörden, Kommunen und kommunalnahe Einrichtungen. Denn neben der richtigen Technik, spielt Erfahrung eine wichtige Rolle.

Adobe Acrobat Pro und Co.

Mit der richtigen Software barrierefreie PDF selbst erstellen?

Ohne Software können Sie PDF-Dokumente nicht barrierefrei machen. Dreh- und Angelpunkt ist Adobe Acrobat Professional ab Version 9. Ein zentraler Aspekt barrierefreier PDF ist ihre Maschinenlesbarkeit und Linearisierbarkeit. Wenn über "barrierefreie" PDF-Dateien gesprochen wird, geht es in den meisten Fällen um sogenannte tagged (oder auch getaggte) PDF. Leider ist das etwas zu kurz gesprungen. Wenn es um Barrierefreiheit geht, geht es um mehr als um Tags. Allerdings verpassen PDF-Tags PDF-Dokumenten erst die semantische Struktur, die Screenreadern einen Zugang und Screenreader-Nutzern das Verständnis des Dokuments erlauben (Tags sind am ehesten mit HTML-Struktur-Elementen zu vergleichen). Hierbei geht es um inhaltliche Aspekte, wie Überschriften, Absätze, Listen, Alternativen für Nicht-Textelemente (Bilder, Grafiken, Diagrame, etc.), oder auch Datentabellen. Hierbei geht es aber auch um strukturelle Aspekte, wie die korrekte Lesereihenfolge, verlinkte Lesezeichen (für eine einfache Tastatur gesteuerte Navigation im PDF-Dokument), verlinkte Fußnoten, korrekte Spracheinstellungen, oder auch die Ergänzung von Meta-Daten, wie Dokumenten-Titel und die gewünschte Darstellung beim ersten Öffnen des Dokuments. All diese Aspekte, die Sie kennen und beachten müssen, wenn Sie barrierefreie PDF selbst erstellen wollen, sind aber nicht visueller Natur und verbessern nicht die Lesbarkeit von Inhalten für Menschen mit Schreib-Leseschwäche. Die bisher genannten Aspekte beziehen sich ausschließlich auf Verbesserungen der Zugänglichkeit von PDF-Dokumenten für blinde und stark sehbehinderte Menschen, die einen Screenreader nutzen, um PDF-Dokumente zu lesen.

Nicht nur für Screenreader

Es gibt viele Menschen, die von barrierefreien PDF profitieren.

Laut statistischem Bundesamt leben in Deutschland über 4 Millionen Migranten ohne zufriedenstellende Deutschkenntnisse. Daneben gibt es noch eine hohe Zahl an Analphabeten und Teilanalphabeten. Offizielle Schätzungen gehen von 4 bis 6 Millionen Menschen aus. Diese Menschen profitieren von maschinenlesbaren Dokumenten, denn der kostenlose Adobe Reader wird seit längerem schon mit einer eigenen (richtig guten) Sprachausgabe ausgeliefert. Diese Menschen profitieren aber auch von eine einfacheren Sprache. Ein Aspekt, der viel zu häufig vergessen wird, geht es doch vielfach nur um die technischen Aspekte der Barrierefreiheit (Stichwort: Tagged PDF).

Unterschiedliche Aspekte Barrierefreier PDF.

Es gibt vor allem im englischsprachigen Raum Literatur und Anleitungen (Manuals), wie man barrierefreie PDF erstellt. Deutschsprachige Anleitungen für barrierefreie PDF gibt es im Netz weniger. anatom5 hat schon vor längerer Zeit eine Anleitung für barrierefreie PDF mit Adobe Acrobat Pro und Word 2007 entwickelt und kostenlos im Netz zum Download bereit gestellt. Allerdings ist dieses Manual nicht mehr ganz neu. Am Anfang aber trotzdem nützlich. Gerade weil es sich an Anfänger richtet. Adobe selbst hat ebenfalls ein umfassendes Handbuch in deutscher Sprache veröffentlicht. Es gibt also deutschsprachige Anleitungen, aber der Weg ist steinig. Beim W3C finden Sie zudem eine Übersicht der WCAG-Richtlinien, die sich auf PDF beziehen. Dabei wird ersichtlich, dass es eben nicht immer nur um Techniken, sondern auch um inhaltliche und gestalterische Fragen geht (Stichwort: Farbkontraste). Beim der Bundesfachstelle Barrierefreiheit gibt es recht gut Zusammenstellung von Informationen und weiterführenden Links zum Thema barrierefrei PDF erstellen – die Seite hilft auf jeden Fall bei einem Schnelleinstieg in die Materie.

Schaugrafik: Grundlage für barrierefreie PDF sind die BITV und die EN301549. Hinzu kommen PDF/UA und WCAG-Techniken für barrierefrei PDF

Wir werden oft gefragt, was denn jetzt genau die Vorgaben der BITV für PDF-Dokumente sind. Viele reden vom PDF/UA-Standard. Andere von der EN-301549. Aber was gilt denn in Deutschland als barrierefreies PDF? Woran erkennt man ein barrierefreies PDF überhaupt? Viele antworten reflexartig: ein PDF ist barrierefrei, wenn es den PAC PDF/UA-Test besteht, also den PDF-Accessibility-Checker in der jeweils aktuellsten Fassung. Aber das stimmt so nicht. PDF-Dokumente können PDF/UA konform sein (also den PAC-Test schaffen) und trotzdem unzugänglich sein (PDF/UA bedeutet PDF Universal Accessibility). PDF/UA Konformität ist aber nicht gleichzusetzen mit Barrierefreiheit. PDF/UA ist nur ein Industriestandard (ISO 14289-1:2016-12), der die offiziellen Richtlinien EN 301549 ergänzt. Genau genommen ist die EN 301549 die einzige technische Umsetzungsnorm, auf die sich die BITV bezieht. Die EN 301549 wird ganz konkret im Durchführungsbeschluss der EU über die harmonisierte Norm für Websites und mobile Anwendungen zur Unterstützung der Richtlinie (EU) 2016/2102 referenziert und ist Bestandteil der entsprechenden Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union. Das macht auch Sinn, denn die EN 301549 enthält ein ganzes Kapitel zum Thema Non-Web-Documents (Kapitel 10), also zum Beispiel PDF-Dokumente. Allerdings enthält die BITV 2.0 (2019) in § 3 Anzuwendende Standards noch einen Passus, der weitere Normen und Richtlinien als Ergänzung zulässt. Der Passus lautet: „Soweit Nutzeranforderungen oder Teile von Angeboten, Diensten oder Anwendungen nicht von harmonisierten Normen abgedeckt sind, sind sie nach dem Stand der Technik barrierefrei zu gestalten.“ Dieser Passus bezieht also ganz allgemein weitere Normen wie die ISO 14289-1:2016-12 (PDF/UA) mit ein. Und das ist auch gut so. Aber letztendlich sind auch andere Richtlinien, wie die WCAG Techniken für PDF darunter zu betrachten. Und da der Passus so unspezifisch ist, könnte man auch Usability-Grundsätze der EN ISO 9241 mit einbeziehen. Langer Rede kurzer Sinn, es ist gut, dass es den PDF/UA gibt. Aber lassen Sie sich nicht einreden, der PDF/UA Standard wäre in Deutschland die Richtlinie für Barrierefreiheit. Das ist falsch. Duff Johnson, Executive Director der PDF Association, sagt selbst: „PDF/UA was not designed to replace or substitute for WCAG 2.0. As stated in the Introduction to ISO 14289: PDF/UA is intended as a companion standard, to be used in conjunction with […] other standards as may apply for the purpose of achieving accessibility.”

Barrierefreie PDF nach Layout-Regeln erstellen.

Wenn Sie noch Einfluss auf das Layout von PDF-Dokumenten haben, dann können Sie auch Verbesserungen hinsichtlich der Barrierefreiheit erzielen, die später im fertigen PDF nicht mehr zu ändern wären: Es geht um Design, also die Gestaltung und den didaktischen Aufbau. Und es geht um sprachliche Aspekte bei der Texterstellung. Folgende Fehler sollten Sie im Vorfeld vermeiden:

  • Versalschrift zur Textauszeichnung (verschlechtert die Lesbarkeit allgemein)
  • Kontrastlose Schriftfarben (schlecht für Menschen mit Sehbehinderung)
  • Schnörkelige Schriften, zu eng laufende Condensed-Schriften (schlecht lesbar)
  • Gestürzte Schrift (Lässt sich schlecht linearisieren und schlecht lesen)
  • Mindestgröße von Schrift nicht unter 12 Punkt
  • Verlinkungen deutlich hervorheben
  • Invertierte (weiße Schrift) auf farbigen Flächen (immer schlecht lesbar)
  • Zeichnen sie wichtige Hinweise nicht nur durch Farbe aus
  • Vermeiden Sie Fremdwörter und Abkürzungen
  • Vermeiden Sie Bandwurmsätze
  • Vermeiden Sie lange Wortungetüme
  • Meiden Sie verschachtelte Sätze, machen Sie mal einen Punkt
  • Unterstützen Sie die Lesbarkeit von Text durch Bilder und Grafiken
  • Machen Sie Layouts nach der KISS-Regel (Keep It Simple and Stupid)
  • Vermeiden Sie verschachtelte Doppelseiten-Layouts
  • Geben Sie PDF nicht als Druckbögen, sondern als Einzelseiten aus
  • Machen Sie sich im Layout Gedanken über die lineare Reihenfolge von Elementen

PDF auf Barrierefreiheit nach BITV und PDFua prüfen.

Sie sehen, barrierefreie PDF sind gar nicht so leicht zu erstellen. Zum Glück gibt es Möglichkeiten PDF-Dokumente auf Barrierefreiheit zu überprüfen. Das ist wichtig, wenn sie einen externen Dienstleister beauftragen, und das ist wichtig, wenn Sie es selber versuchen wollen. Die wichtigsten Prüftools haben wir Ihnen mal in einem eigenen Beitrag zusammen- und vorgestellt. Das wichtigste Tool ist dabei mit Sicherheit der PAC (PDF Accessibility Checker) der Stiftung Zugang für Alle aus der Schweiz. Das Tool ist kostenlos und sollte in Ihrem Werzeugkasten nicht fehlen. So oder so.

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