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Barrierefreie PDF-Dokumente mit OpenOffice.org

14. Juli 2008

Bisher war die Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente einzig und allein mit Adobe Acrobat möglich. Mit der neuesten Version von Open Office hat sich das nun endlich geändert und ein erster Test zeigt: Man darf viel erwarten!

Open Office: Kostenlos und leistungsstark

Bei Open Office.org handelt es sich um ein freies Office-Paket, das neben einer Textverarbeitung die typischen Office-Programme wie Tabellenkalkulation, Präsentation und Datenbankprogramm umfasst. Zudem kann man mit Open Office zeichnen und Formeln bearbeiten.

Das Besondere an diesem Paket ist neben der kostenlosen Verfügbarkeit die breite Unterstützung von Standards. Seit einigen Jahren ist das Open Document-Format das Standard-Dokumentenformat in Writer, der Textverarbeitung von Open Office.org. Zudem ist es seit 2006 als ISO-Standard anerkannt, was eine starke Verbreitung zur Folge hat. Auch im Bereich PDF-Dokumente hat sich Open Office bereits frühzeitig klar positioniert. Bereits seit der Version 1.1 im Jahr 2003 kann das gesamte Office-Paket Dateien als PDF exportieren, ohne dass dazu Adobe Acrobat installiert sein muss. Seit der Version 2.0 ist zudem eine verbesserte Unterstützung des PDF A/1 Standards integriert.

PDF A/1 Standard kurz erklärt 

Bei diesem Standard handelt es sich um das Ziel, statische PDF-Dateien zu erzeugen, die sehr strengen Regeln folgen. Man spricht auch von einem Standard zur Langzeitarchivierung. Dazu sollen die PDF-Dateien unabhängig von bestimmten Geräten oder Betriebssystemen funktionieren und folgen zudem vielen weiteren Regeln, die auf barrierefreie Internetseiten angewendet werden.

Kurzum: PDF A/1-a ist ein Standard, der vor allem auf die Zugänglichkeit von PDF-Dokumenten ausgerichtet ist und genau diesen Aspekt hat Open Office.org in den letzten Jahren stark verbessert.

Drei Schritte zum barrierefreien PDF-Dokument 

Nur drei Schritte sind zum barrierefreien PDF-Dokument notwendig. An erster Stelle steht das Erstellen eines Dokuments mit Hilfe von Formatvorlagen. Die Verwendung von Überschriften, Tabellenüberschriften und Absätzen ist zwingend notwendig, um später ein Null-Fehler-Dokument zu erreichen. Vieles dabei erinnert stark an das Vorgehen in Websites, denn auch hier spielt die Struktur eine wichtige Rolle.

Im zweiten Schritt muss der Autor lediglich die Exporteinstellungen auf PDF A/1 stellen und in den Seiteneigenschaften den Titel und ein paar weitere Informationen zum Autor und den relevanten Suchbegriffen einstellen. Nun kann in einem letzten Schritt das Dokument ausgegeben werden - ein nahezu perfektes und zugängliches PDF-Dokument.

Einschränkungen

Natürlich ist die Qualität des finalen PDF-Dokuments abhängig von den Eingaben und Formatierungen des Redakteurs sowie dessen Kenntnissen über barrierefreie PDF-Dokumente und Barrierefreiheit im Allgemeinen. Dennoch ist es überzeugend, was Open Office.org in der neuesten Version bietet und kann in Punkto Leistungsfähigkeit klar mit der Kombination aus Microsoft Word und Adobe Acrobat mithalten, übertrifft sogar im Bereich barrierefreier Tabellen die beiden kommerziellen Produkte um Längen.

Erfreuliches Feature

Wer bereits einen Artikel als barrierefreies HTML-Dokument ausgezeichnet hat, wird sich freuen: Beim Kopieren und Einfügen in Open Office.org merkt sich das Programm Sprachauszeichnungen und überträgt diese später in ein barrierefreies PDF. Schade nur, dass die meisten Screenreader zum gegenwärtigen Zeitpunkt nichts damit anfangen können, allerdings merkt sich der Writer von OpenOffice auch Alternativtexte und Überschriften-Hierarchien und bildet diese mit ab. Das ist ein klares Plus, wenn man Texte mit Hilfe von Dokumentenvorlagen in ein PDF-Dokument überführen und hübsch ausgestalten möchte.

Finaler Test

Der Test mit Adobe Acrobat zeigt, dass man auf Anhieb Null-Fehler-Dokumente erzeugen kann. Einzig die Tab-Reihenfolge kann unter Umständen fehlerhaft sein, wenn man mit sehr komplexen Dokumenten zu tun hat. Dafür werden Lesezeichen, Titel, Sprachauszeichnung und vieles mehr bereits standardmäßig richtig exportiert und das ist etwas, was die Kombination aus Word und Acrobat gegenwärtig noch nicht automatisch tut, das muss man händisch nachjustieren.

Fazit

Leider braucht man nach wie vor Adobe Acrobat zum Prüfen, ob ein Dokument wirklich barrierefrei ist - sprich: Man benötigt in jedem Fall mindestens eine Acrobat-Lizenz. Ansonsten ist Open Office in der neuesten Version, speziell im Fall des Writers, eine fantastische Alternative zu Microsoft Word und Adobe Acrobat und hilft dabei, Kosten zu sparen. Wer sich um die Problematik der Installation sorgt: Open Office kann man auch auf einem USB-Stick zum Laufen bringen, als mobile Applikation. Dadurch verringert sich die Sorge einiger Administratoren, eine zusätzliche Software einzurichten und damit entsprechende Sicherheitsrisiken einzugehen.

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